Note: renvoyé avec des pièces jointes supplémentaires.
24 avril 2019
Chers présidents de zone et de division,
Je vous écris aujourd’hui pour vous faire part des modifications qui seront vraisemblablement apportées à la structure du Comité national de gestion (CNG) en juin 2019.
Le CNG est un comité opérationnel qui rend compte de ses activités au président et chef de la direction. Par conséquent, la décision de modifier la structure du comité relève de ce dernier. Nonobstant le pouvoir du président et chef de la direction de modifier la structure du CNG, j’ai consulté les membres actuels de ce comité au sujet des modifications que je me propose d’apporter à sa structure et à ses responsabilités et c’est vous que je viens maintenant consulter.
Le CNG s’est réuni en janvier et a analysé en profondeur les rôles et responsabilités de chacun des portefeuilles. Cette analyse a abouti à des modifications de la structure du CNG qui me procureront un meilleur soutien à titre de président et chef de la direction et qui clarifieront les responsabilités et les obligations de rendre compte de chaque vice-présidence. Le conseil d’administration de la PCS a étudié les modifications lors de sa réunion du 11 avril 2019 et appuie l’orientation adoptée.
Voici les modifications les plus importantes :
- Création d’un portefeuille particulier concernant les finances.
- Modification des noms des portefeuilles désignant les fonctions et responsabilités de chaque vice-président.
- Établissement des fonctions et responsabilités du représentant des présidents de division.
- Désignation du vice-président responsable de la procédure et de l’infrastructure relatives à l’inscription des membres.
Portefeuille des finances
Le conseil d’administration de la PCS a approuvé la création d’un Comité de surveillance financière (CSF), qui rendra compte de ses activités au conseil d’administration et qui exercera les fonctions d’audit et de gestion financière. Les fonctions financières qui relevaient du vice-président (opérations) ont donc été confiées au CSF. Le président du CSF aura le même statut qu’un vice-président et sera un membre à part entière du CNG.
Modification des noms des portefeuilles
Les noms des portefeuilles ont été modifiées à la lumière des responsabilités de chaque portefeuille. Les modifications de noms permettront aux membres de mieux connaître le rôle de chaque portefeuille.
| Ancien nom | Nouveau nom |
| Opérations | Administration |
| Membres et stations | Opérations de patrouille |
| Marque et partenariats | Communications et marketing |
| Formation et perfectionnement | Formation et perfectionnement |
| Représentant des présidents de division | Représentant des présidents de division |
| Président du comité de surveillance financière (nouveau) | |
| Président et chef de la direction | Président et chef de la direction |
| Gestionnaire national | Gestionnaire national |
Représentant des présidents de division
Lors de l’assemblée générale annuelle tenue à Big White en 2017, les membres ont autorisé les présidents de division à faire partie du Comité national de gestion. Des présidents de division font actuellement partie de chacun des comités de portefeuille et il y a un représentant des présidents de division qui se réunit avec les vice-présidents dans le cadre du CNG. J’ai constaté qu’il faut clarifier davantage le rôle du représentant des présidents de division au sein du CNG:
- Liaison entre le CNG et les présidents de division
- Programme de vérification de l’aptitude à travailler auprès des personnes vulnérables
- Activités 365 (activités hors-pistes)
- Coordination de la vente des cours de secourisme standard (une fois autorisée)
En principe, le vice-président (opérations de patrouille) sera responsable des modalités opérationnelles concernant l’administration des programmes et la prestation des services sur les pistes de ski tandis que le représentant des présidents de division sera responsable des questions qui se posent hors du contexte de la prestation des services de patrouille sur les pistes de ski.
Inscription
Aucun vice-président particulier n’avait la charge de s’occuper de l’ensemble du processus d’inscription des membres de la PCS; les fonctions et responsabilités à cet égard étaient réparties entre plusieurs vice-présidents.
La fonction la plus importante à l’échelon national de la PCS est la gestion des inscriptions des membres, laquelle comprend le processus d’inscription, dont l’acquittement des droits d’inscription et la gestion de l’infrastructure technologique requise pour les inscriptions.
Le vice-président (administration) sera responsable de l’ensemble du processus d’inscription et de l’infrastructure technologique et devra veiller à la coordination des inscriptions entre les différents portefeuilles.
Vous trouverez ci-joint un exposé qui explique les modifications apportées aux rôles des vice-présidents au sein du CNG. D’ici juin 2019, la réglementation de la PCS et les descriptions de tâches des vice-présidents seront révisées pour tenir compte des modifications. Au cours des prochains mois, j’amorcerai des démarches en vue de trouver un nouveau vice-président (administration). Le nouveau titulaire du poste devrait être nommé avant la tenue d’Altitude 2019.
Réactions des présidents de zone et de division
À titre de président de zone ou président de division, vous avez la possibilité de faire part de vos observations dans le cadre du processus de consultations. J’aimerais connaître vos vues notamment au sujet des modalités selon lesquelles le représentant des présidents de zone au sein du CNG pourrait mieux répondre à vos besoins. Veuillez me faire part de vos commentaires d’ici le 7 mai 2019 au plus tard. Je prendrai une décision ultime concernant la structure du CNG avant juin 2019 et il y aura un exposé sur cette structure lors de la réunion des présidents de zone qui se tiendra dans le cadre d’Altitude 2019 à Toronto.
N’hésitez pas à prendre contact avec moi à tout moment à l’adresse suivante : bruce.robinson@skipatrol.ca.
Cordialement vôtre,
Bruce Robinson, CPA, CMA
Président et chef de la direction