Par Kerri Loudoun, Cheffe du portefeuille Communications et marketing (kerri.loudoun@skipatrol.ca)
Comprendre quel site web utiliser, à quel moment
Il peut être difficile pour les recrues de la PCS et pour les vétérans de déterminer où trouver quoi lorsqu’il s’agit de ressources liées à la formation, à l’inscription, aux bulletins d’information, etc. Cet article a pour but d’aider chacun à mieux comprendre où se trouvent les choses, en termes d’entités numériques de la PCS.
Yeti
Yeti est la nouvelle base de données qui a remplacé la base de données national (« BDN »). Cette base de données contient toutes les informations relatives aux membres – nom, adresse, dates de formation, etc. Nous envoyons également des courriels à partir du système Yeti (tels que les Bulletins de patrouille et les bulletins d’information mensuels 5/5). Tous les membres peuvent se connecter à leur profil Yeti et mettre à jour leurs informations personnelles si nécessaire, mais ils peuvent également consulter leur identification numérique (la nouvelle version rouge qui indique la date d’expiration de votre adhésion, votre photo et un code QR). Les autres membres qui disposent de droits administratifs étendus peuvent exécuter des rapports de synthèse pour leurs zones ou divisions concernant les dates d’expiration de l’adhésion, les dates de requalification, les informations relatives à la zone et bien plus encore.
Moodle – notre plateforme actuelle de formation en ligne
C’est sur Moodle que les membres de la PCS trouvent leurs modules de formation en ligne et les examens annuels écrits en SA et en MFV. Il contient un certain nombre de vidéos qui aident à se préparer aux examens.
skipatrol.ca/members
Il s’agit du centre principal pour de nombreuses choses qui seront utiles aux membres de la PCS à tous les niveaux. C’est l’endroit où vous trouverez les éléments suivants présentement :
- Offres professionnelles.
- Informations à propos des uniformes nationaux.
- Ressources de formation pour les recrues et les vétérans.
- Un lien pour accéder à la page de connexion Yeti.
- Une liste des opportunités de bénévolat disponibles au niveau national.
- Un lien pour accéder à la page de connexion Moodle.
- Les politiques de ressources humaines et les documents d’appui y afférents.
- Des informations sur l’AGA.
- Notre plan stratégique actuel.
- Les informations à propos des dirigeants
- Les informations à propos des Prix et le lien vers le portail de nomination.
- Documents et formulaires relatifs aux assurances.
- Autres ressources de soutien.
Dans les mois à venir, le Comité national de gestion de la PCS travaillera d’arrache-pied pour réorganiser le site web actuel des membres afin de le rendre plus rationnel. Les ressources dont vous avez besoin seront ainsi plus faciles à trouver. Surveillez le bulletin d’information des membres 5/5 pour les mises à jour au fur et à mesure que nous réorganisons l’emplacement des éléments sur le site web.
SharePoint et Teams de Microsoft
La PCS utilise désormais SharePoint et Teams de Microsoft pour les services infonuagiques, la gestion de projets et les réunions. Pour les administrateurs et les cadres clés à différents niveaux de la PCS, nous avons mis en place plusieurs équipes dans Microsoft 365 pour conserver les éléments de nature discrète et des ressources spécifiques à des groupes clés tels que :
- Les présidentes de division et de zone.
- Les utilisateurs des ressources de formation et de perfectionnement tels les agents de formation, les maître-instructeur et les instructeurs.
- Les membre sdu conseil d’administration de la PCS.
- Les membres du comité national de gestion de la PCS.
- Les comités consultatifs clés.
Certaines ressources et certains documents qui se trouvaient auparavant dans la BDN ont été ou sont en train d’être transférés vers des emplacements appropriés dans le SharePoint de la PCS. Les personnes qui ont besoin d’accéder à ces éléments se voient attribuer des identifiants de connexion par le Comité national de gestion de la PCS, le cas échéant.
Site web des divisions et des zones
Au cours des quatre dernières années, le Comité national de gestion a travaillé d’arrache-pied pour transférer tous les sites web des divisions sur le site skipatrol.ca. Les sites web des divisions s’adressent principalement aux gens qui ne sont pas membres de la PCS – patrouilleurs potentiels, public, donateurs et commanditaires potentiels, et organismes gouvernementaux. Ces sites imbriqués (sous le domaine de premier niveau skipatrol.ca) sont destinés à promouvoir la PCS, à améliorer la notoriété de la marque et à encourager le recrutement. Les sites des divisions peuvent présenter des éléments tels que les prix et les patrouilles soutenus par la PCS. Les divisions sont autonomes en ce qui concerne le contenu de leur site, mais elles doivent respecter un format et un style cohérents afin d’harmoniser les éléments de base des sites de toutes les divisions.
Les sites Web des zones n’ont pas encore complètement migré vers skipatrol.ca dans tout le pays. Un petit nombre d’entre eux fonctionnent de manière indépendante et nous travaillons avec ces zones pour achever la migration ou encourager la participation dans un environnement d’ouverture de session unique et transparent. Pour de nombreuses zones, le site web sert de plateforme d’inscription, de lieu de suivi des heures de bénévolat, de programmation d’absences, etc. Mais comme les efforts de modernisation se poursuivent au niveau national, nous travaillons ardemment afin de consolider toutes ces fonctionnalités sous le domaine skipatrol.ca, de sorte que les membres au niveau de la zone n’aient pas à se rendre sur un site Web différent pour compléter leur inscription annuelle (y compris les paiements), le suivi de leurs heures de bénévolat et plus encore.
Il est important de noter que les sites des divisions et des zones sont hébergés sous le domaine de premier niveau skipatrol.ca, mais que les divisions et les zones gèrent leur propre contenu. Les zones et les divisions qui ont besoin d’aide en matière de communication (par exemple pour la conception créative) sont invitées à contacter le portefeuille Communications et marketing de la PCS pour obtenir de l’aide à tout moment.
Regardant vers l’avenir
Le conseil d’administration et le comité national de gestion se sont engagés à simplifier l’accès à tous les outils et ressources disponibles à tous les niveaux de l’adhésion. Avec l’aide du Comité consultatif sur les technologies de l’information de la PCS et des responsables de portefeuille, nous travaillons d’arrache-pied pour mettre en place des fonctionnalités telles que l’ouverture de session unique (« OSU ») qui vous permet d’accéder facilement aux plateformes adjacentes à skipatrol.ca (ex. Yeti et Moodle). Tout au long de cette transition, nous connaîtrons quelques difficultés de croissance et nous demandons à nos membres d’être patients. Bien que l’intention soit d’assurer une transition sans heurts, il se peut que la stabilité du processus de connexion varie. Nous travaillons sans relâche pour atténuer ces fluctuations au fur et à mesure qu’elles se produisent.
Microsoft 365 restera un accès autonome en raison du nombre réduit de membres qui ont besoin d’un accès et des informations d’identification de sécurité requises par Microsoft.
Nous examinons également en permanence les meilleures pratiques concernant les propriétés numériques pour les organisations ayant des membres de notre taille, les innovations en matière d’expérience utilisateur et les nombreuses autres facettes de l’exploitation d’un espace numérique qui évolue à une vitesse vertigineuse.
Les commentaires constructifs sont toujours les bienvenus
Nous encourageons fortement les membres de discuter avec leur président de zone ou à leur chef de patrouille à propos d’idées ou de préoccupations qu’ils peuvent avoir pour trouver les outils et les ressources dont ils ont besoin pour donner le meilleur d’eux-mêmes en tant que patrouilleurs, sur pistes ou ailleurs !Il y a de fortes chances que nous ayons l’article dont vous avez besoin et qu’il vous suffise d’être guidé jusqu’à son emplacement actuel. Votre président de zone peut soumettre ces idées à la division et au comité national de gestion pour qu’ils les examinent et déterminent comment, le cas échéant, des changements peuvent être mis en œuvre en fonction des objectifs et des initiatives des projets en cours.
Veuillez communiquer avec Kerri Loudoun, Cheffe du portefeuille Communications et marketing (kerri.loudoun@skipatrol.ca) pour discuter de toute question ou idée urgente que vous pourriez avoir.