Du SNBD 2.0 à Yeti
Au cours des 20 dernières années, notre système national de base de données (SNBD) a permis de stocker quantité d’informations, notamment des renseignements sur l’identité des membres, des outils pédagogiques, des politiques visant les échelons de notre organisation, etc.
Pourtant, les besoins de la PCS ne cessent d’évoluer. Il s’ensuit que nos systèmes d’information et de numérisation doivent eux aussi évoluer au gré des nouvelles technologies.
Grâce aux efforts déployés au fil des ans par Charlie Turner et Pierre Charest, ainsi que par Eric Waddell, Drew Martin et d’autres personnes, le SNBD a répondu à nos besoins. Mais nous nous préparons maintenant à utiliser de nouvelles technologies de l’information qui élargiront nos horizons.
Yeti est un système de gestion des membres dont le fonctionnement servira surtout à des fins administratives. Les personnes qui exploiteront ses diverses caractéristiques sont les administrateurs (chefs de patrouille, dirigeants de zone et de division, administrateurs nationaux, etc.). Toutefois, les membres auront accès à certaines données, notamment celles portant sur leur profil de patrouilleur, de sorte qu’ils pourront mettre à jour leurs coordonnées, visualiser les années d’inscription et les dates d’acquisition de titres de compétence, etc.
Le conseil d’administration a approuvé la mise en place d’un nouveau système de base de données en 2019 et, depuis janvier 2020, le comité Yeti s’est réuni toutes les deux semaines pour donner suite à ce projet.
Où en sommes-nous?
Après plusieurs heures de consultations avec de multiples groupes d’utilisateurs à tous les échelons de la PCS, nous avons dressé une liste des besoins essentiels auquel le nouveau système doit répondre.
Au cours des six derniers mois, des tests beta ont été effectués avec certaines personnes et nous sommes maintenant en train de procéder à d’autres tests dans les régions suivantes (tests d’acceptation par les utilisateurs):
- Zone Confédération (division Atlantique Ouest)
- Zone des Cantons de l’Est (division Québec)
- Zone Palliser (division Mountain)
Au cours de ces tests, nous avons peaufiné les outils et déterminer quels éléments supplémentaires devront être intégrés aux futures versions de Yeti.
Ce qu’est Yeti et ce qu’il n’est pas
Notre SNBD actuel héberge une multitude de données et de types de fichier. Certaines données sont propres à notre effectif (coordonnées des zones, des divisions, des membres et des stations). D’autres fichiers sont de nature plus documentaire, comme les manuels de secourisme, les directives concernant les marques, les politiques approuvées par le conseil d’administration et les formulaires de mise en candidature à des prix. Yeti est un outil qui permet aux administrateurs d’obtenir des renseignements et des données portant sur nos membres. Il ne s’agit pas d’un fourre-tout comme notre actuel SNBD 2.0.
| Hébergements du SNBD 2.0 : | Hébergements Yeti : |
| Gestion des membres | Gestion des membres |
| Fichiers communs | Coordonnées personnelles |
| Coordonnées pour différents échelons | Programme de certification des instructeurs |
| Prêts de vestes | |
| Candidatures à des prix et approbations | |
| Documents financiers | |
| Formulaires pour des activités hors-ski | |
| Programme de certification des instructeurs | |
| Moyens de formation |
Qu’en est-il du reste?
Les catégories qui n’apparaissent pas dans la colonne Yeti du graphique ci-dessus bénéficieront d’un nouvel hébergement figurant soit dans la partie du site Web de la PCS (skipatrol.ca) dont l’accession est assujettie à un mot de passe, soit sur notre plateforme de formation en ligne (Moodle). Nous sommes en train de structurer ce contenu de nature très documentaire pour en rendre l’accès simple et convivial. D’autres renseignements vous seront bientôt transmis à ce sujet.Page Break
Comment puis-je utiliser Yeti?
Pour que tous soient en mesure d’apprendre comment utiliser Yeti, nous utiliserons une approche double:
Bibliothèque de vidéos didactiques (U Yeti)
Nous sommes à mettre au point des vidéos didactiques prévoyant différents niveaux d’accès (membre régulier, administrateur de zone). Ces vidéos seront utiles aux administrateurs qui préfèrent l’auto-apprentissage ou qui estiment que les vidéos sont plus faciles à suivre. Tous les liens vidéo seront inscrits sur le site Web. C’est pourquoi nous vous recommandons fortement d’installer sur votre navigateur une fenêtre ou un onglet permettant à l’utilisateur de passer de la vidéo au système Yeti (et vice-versa) au moyen d’un simple clic.
Ces vidéos seront bilingues et faciles d’accès. Grâce à elles, vous pourrez observer, faire des pauses et rembobiner afin de suivre la démarche au sein de Yeti. Nous prévoyons aussi former des « super utilisateurs » auxquels un particulier ou un groupe pourra faire appel pour se familiariser avec le fonctionnement du système.
Vidéo de formation avec les membres du Comité de direction
Nous organiserons des séances de formation vidéo pour initier des groupes aux différentes fonctions de Yeti. Un calendrier des séances de formation sera bientôt diffusé et il appartiendra à chacun de s’inscrire et de se familiariser avec les modalités de fonctionnement. Ces séances de formation seront structurées selon différents sujets de sorte que chacun pourra s’inscrire à la lumière de ses intérêts ou de ses besoins (un président de zone pourra s’inscrire à une séance différente de celle à laquelle s’inscrira un chef de patrouille puisque leurs besoins sont différents).
Nous ne prévoyons pas que tous les dirigeants de zone ou de division voudront s’initier aux processus de Yeti (si cela se produisait, nous en serions néanmoins fort heureux!). Ce que nous souhaitons, c’est que chaque président de division dresse une liste de dirigeants de sa division et de dirigeants des zones au sein de sa division disposés à recevoir une formation de super utilisateur du système. Les personnes choisies doivent être à même d’exécuter les tâches suivantes en particulier :
- Réviser des données sur les membres ou ajouter de nouvelles données
- Enregistrer ou mettre à jour les marques
- Rédiger des rapports sur les équipes des stations
- S’occuper du renouvellement de l’adhésion des membres.
Il s’agit de faire en sorte qu’il y ait partout au pays des super utilisateurs qui sont des experts concernant Yeti et auxquels les dirigeants de zone et de division pourront faire appel pour régler des problèmes concernant l’utilisation du système.
*Veuillez communiquer avec vos équipes et dresser une liste des membres qui sont intéressés à devenir des super utilisateurs d’ici le 15 mai 2021. Nous prévoyons que la formation de ces utilisateurs débutera au cours de la semaine du 7 juin 2021.
Quand puis-je commencer à utiliser Yeti?
Nous allons « bloquer » les fichiers des membres dans le SNBD à 23 h 59 le 31 mai 2021. Entre le 1er juin et le 15 juin 2021, personne ne pourra accéder aux dossiers des membres dans le SNBD. Après le 15 juin 2021, tous auront accès au système Yeti.
Le comité chargé du projet Yeti diffusera d’autres renseignements au cours des prochaines semaines.
N’oubliez pas que les autres ressources n’ayant rien à voir avec les renseignements sur les membres demeureront accessibles.
Questions?
Le présent document a pour objet de vous donner un aperçu du système d’information Yeti. Il se peut néanmoins que vous souhaitiez obtenir des renseignements sur des questions qui n’y sont pas abordées.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le système Yeti, veuillez prendre contact avec Greg McCormick (greg.mccormick@skipatrol.ca) et Diane Lemay (diane.lemay@skipatrol.ca). Vous recevrez d’autres renseignements d’ici le lancement du projet.
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