Par Tim Manery, membre du comité de surveillance financière (tim.manery@skipatrol.ca)
Pour répondre aux besoins de nos vérificateurs et de l’Agence du revenu du Canada, la PSC est tenue de déclarer toutes ses informations financières d’un océan à l’autre. Historiquement, ces rapports prenaient plus d’une semaine et plusieurs personnes rémunérées à produire et à compiler à partir de 100 feuilles de calcul Excel envoyées par courriel au siège social.
Il devait y exister un meilleur moyen, moins cher et plus précis pour y arriver. Alors en 2012, Tim Manery, Charlie Turner et Pierre Charest ont développé quelque chose qui n’existait pas encore pour le CSP. Non, pas de vestes rouges, mais un système d’états financiers en ligne pour l’ensemble de l’organisation avec des consultations dans tout le pays pour comprendre les besoins et les exigences de chacun. Ce nouveau système a permis aux données financières annuelles d’être déclarées par de nombreuses personnes, y compris les représentants financiers aux niveaux de la division, de la zone et de la patrouille en plus du bureau national. Il a été intégré à la base de données nationale (« BDN ») et a tiré parti de la base de données de sécurité et d’utilisateurs existante du NDS. Au fil des ans, il a été développé et élargi par le comité de surveillance financière de la PCS dirigé par Pam FitzGerald.
Avec le retrait de la BDN, ses capacités financières l’ont été également. Le comité de surveillance financière de la PCS a été chargé de remplacer le système vieux de dix ans. Cela nécessitait un système séparé de Yeti pour collecter et conserver ces données. Donc, encore une fois en 2022, Tim Manery a été invité à diriger le projet et à terminer la recherche, la planification et l’exécution de la mise en œuvre d’une nouvelle application pour états financiers pour l’exercice se terminant le 31 mars 2023.
Tim s’est rendu compte que ce n’était pas une mince affaire et a formé un comité de personnes possédant les compétences requises pour respecter ces délais extrêmement difficiles. Ce comité s’est agrandi pour inclure Steve Reeves, Angel Vera et Peter Weiler, et relevait du comité de surveillance financière du CSP (présidé par Pam FitzGerald) et du conseil d’administration.
Il a été rapidement décidé que l’ancien système de la BDN était si développé pour la PCS que le comité devait recréer ce système, mais dans un environnement plus moderne.
L’équipe devait non seulement développer l’application à partir de zéro, migrer 10 ans de données, tester les fonctionnalités et mettre en place l’application avec toutes les nouvelles fonctionnalités et structure, mais la mettre en ligne d’ici la fin mai 2023. Et maintenant, nous étions en février 2023.
Les patrouilleurs de ski sont géniaux, mais le comité avait besoin de beaucoup de puissance pour respecter la date limite et, en février, un programmeur professionnel a été embauché. Les travaux ont immédiatement commencé pour développer ce nouvel outil moderne.
Les fonctions clés auxquelles l’application devait répondre occupaient plusieurs pages, mais incluaient :
- un transfert des données existantes de la BDN vers la nouvelle application pour intégrer les données financières historiques;
- permettre aux présidents de division et de zone de gérer leurs équipes qui saisiraient les données pendant les exercices en cours et futurs tout en maintenant la sécurité;
- permettre aux utilisateurs de se connecter en toute sécurité au système pour saisir et modifier les données financières de chaque exercice;
- fournir la possibilité d’examiner les données avant la clôture finale et d’imprimer les rapports financiers actuels et passés;
- avoir la capacité d’envoyer des e-mails aux utilisateurs du système pour les informer des délais, des changements de sécurité, de l’état des données financières et des emplacements attribués;
- autoriser les administrateurs à produire des rapports pour faciliter les liens avec les rapports et analyses pour le gouvernement; et,
- être bilingue.
Il y a eu tellement de réunions Teams que je suis sûr que Microsoft a dû mettre à niveau ses serveurs. Les 3,5 mois suivants ont été une course folle pour réaliser ce qui semblait impossible. Au fur et à mesure que les développeurs de logiciels développaient chaque étape de l’application, l’équipe testait chaque fonction et fournissait des commentaires sur les directives financières, les fonctionnalités de l’interface utilisateur et les bogues rencontrés.
Lorsque l’application était presque terminée, l’équipe a effectué des tests approfondis pour vérifier les fonctions et la logique de l’application à l’aide d’un jeu de données de test prédéfini. L’équipe a ensuite testé tous les aspects du système pour déterminer si nous pouvions «casser» le système du point de vue de l’utilisateur. Un système de billetterie a été intégré afin que les utilisateurs puissent signaler tout problème ou erreur rencontré lors de leur interface avec l’application.
Des vidéos pédagogiques ont été créées en anglais et en français pour guider les utilisateurs dans les activités courantes. L’accès à ces vidéos, ainsi que les documents d’aide associés sont accessibles directement via l’application.
L’application pour états financiers de la PCS a été déployée auprès des utilisateurs le 12 juin et est actuellement utilisée pour la fin de l’exercice financier du 31 mars 2023.
Il s’agissait vraiment d’un projet national de par sa portée, sa profondeur et son personnel. Le comité a dû faire appel à de nombreuses personnes et à différents niveaux de la PCS pour mener à bien le projet :
- Consultations constantes avec Pam FitzGerald.
- Traductions en français de tous les écrans du programme, des courriels automatisés, des textes d’aide, des vidéos d’aide et plus encore par Jacque Blais.
- Pierre Charest et Charlie Turner ont aidé à migrer les données de la BDN vers la nouvelle application et à interpréter 10 ans de données.
- Greg McCormick a aidé à intégrer la nouvelle application financière sous la structure de messagerie et de nom de domaine PCS.
- Kerri Loudoun a aidé à envoyer les courriels de masse aux présidents de division et de zone pour présenter à tous le lancement de l’application pour états financiers.
Nous n’aurions pu réaliser ce projet sans le soutien absolu de Mark Brown, de Jean Rioux et de tout le conseil d’administration. La PCS, lorsqu’elle est engagée dans son ensemble, peut non seulement skier des montagnes, mais aussi déplacer des montagnes pour réaliser des projets !